Gestion du temps: quelques idées

Ce sont des conseils simples, faciles à mettre en application.
Pour aller plus loin, je vous invite à vous inscrire aux formations .
Selon votre activité tout ne sera pas transposable. Certains conseils sont plus spécifiques.

* Apprenez à dire NON!
Votre temps est précieux, ne laissez pas tous le monde se servir.
* Chaque minute compte!
Avant d'essayez de gagner des heures... gagnez donc une minute, lorsque vous l'aurez fait 60 fois...
Si vous pouvez faire une chose en 5 minutes et la même en 4, faites la en 4!
Eliminez le superflu.
Faites simple, rapide et efficace.
Apprenez à faire plusieurs choses en même temps.
Exemple: J'aime faire du sport et j'aime regarder un film, je n'ai pas le temps de faire les deux... séparément, alors je fais les deux en même temps.
* Analysez votre emploi du temps.
Ayez un regard critique sur votre emploi du temps. Quand vous pensez gain de temps,
pensez bien-être en même temps.
Exemple, à chaque fois que mon temps est indépendant des autres, je préfère manger au restaurant à 14 H, il n'y a pratiquement plus personne, on me sert plus vite, je n'attends pas pour avoir mon café, l'adition... et en même temps, moins de bruit, moins de fumée de cigarettes, un serveur(se) plus détendu...
* Déléguez.
Ne faites pas ce que quelqu'un peut faire à votre place.
Evaluez et hiérarchisez vos tâches.
Je classe mes tâches en fonction de deux critères: l'importance et l'urgence
* Evaluez et hiérarchisez vos tâches.
Je classe mes tâches en fonction de deux critères: l'importance et l'urgence.
* Travaillez le matin.
Levez vous tôt, concentrez ce qui est plus difficile à faire le matin.
* Dormez suffisamment. Paradoxe? Pour être efficace, il faut être en forme. Cependant, ne dormez pas plus que nécessaire.
* Soyez en décalage horaire par rapport aux autres.
La plupart des gens prennent leur travail à heures "rondes" 8h, 9h... commencez 7h30, 8h30... mangent à l'heure des repas 12h30-14h00, allez manger à 13h45.
Pensez aux temps que vous passez dans les transports.
Ayez de l'ordre.
Ne perdez pas votre temps à chercher ce dont vous avez besoin.
Ne vous laissez pas déranger.
Soyez entièrement à ce que vous faites.
Evitez les appels téléphoniques qui arrivent... au mauvais moment.
Mettez le répondeur en route: "je ne suis pas disponible pour le moment..."
Réservez vous des plages horaires haute concentration: demandez à votre secrétaire de ne pas vous interrompre et de préciser à votre interlocuteur que vous allez le rappeler.
* Règle des 80/20.
Elle fonctionne aussi pour le temps!
20% de ce que vous faites produit 80% de vos résultats.
80% de votre temps est dépensé pour seulement 20% de résultats.
Etudiez où se situent les 20% de résultats, et les 80% de votre temps que vous y consacrez et vous saurez où vous pouvez gagner du temps.
* Codes couleur.
J'utilise des codes couleur sur mon agenda.
Code vert: selon la règle des 80/20, seules les choses vraiment importantes pourront être placée dans ces zones.
Code bleu: horaires où je suis moins efficace (fatigue, faim...), on ne place ici que les choses faciles à faire ou peu fatigantes.
Code rouge. Zones pour les imprévus, ces espaces ne peuvent être utilisé que 4 jours avant, ainsi, j'ai toujours de la place pour un imprévu.
Inventez vos propres codes.
* Les imprévus font perdre beaucoup de temps: anticipez.
Effectuer ou faites vérifier vos rendez-vous, vos réservations.
La veille d'un rendez-vous, ma secrétaire appelle la personne pour confirmer le rendez-vous, c'est une manière d'éviter un oubli de la part de la personne contactée.
Nous vérifions également les réservations d'hôtels, les locations de voiture...
Ce type de contrôle ne prend que quelques secondes à ma secrétaire mais peut me faire gagner beaucoup de temps en évitant tous les dysfonctionnements et autres imprévus.
* Utilisez de façon appropriée la technologie.
Quelque soit la "machine" elle est à votre service et non l'inverse. Sachez couper votre téléphone portable.
Utilisez les téléphones portables, j'ai deux téléphones, un privé et un professionnel.
Utilisez les e-mails, internet en général, les organiseurs (palm et autres i-pack).
Dictaphone et autres enregistreurs numériques.
Un problème informatique donnez vous un temps limite pour le résoudre, au delà appelez un expert. On a tous un ami champion de quelque chose prêt à vous éclairer.
* Gérer son temps, c'est gagnez du temps pour soi, pas pour travailler plus...
Que faire du temps que vous venez de gagner, faites vous plaisir, consacrez le à des personnes vraiment importantes pour vous!